Referat Organizacyjny i Spraw Obywatelskich
Do zadań Referatu Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich należy:
1. prowadzenie sekretariatu Burmistrza,
2. przyjmowanie, wysyłanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek,
3. prowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów Urzędu,
4. udzielanie interesantom informacji oraz kierowanie ich do właściwych stanowisk pracy,
5. prowadzenie ewidencji zarządzeń wydawanych przez Burmistrza i czuwanie nad ich realizacją,
6. publikowanie na tablicy Urzędu informacji i ogłoszeń,
7. prowadzenie rejestru wydanych zaświadczeń w zakresie spraw realizowanych przez referat,
8. prowadzenie rejestru umów, umów zleceń i umów o dzieło podpisywanych przez Burmistrza,
9. prowadzenie zbiorczej ewidencji skarg i wniosków wpływających do Urzędu, przekazanie na stanowiska pracy oraz innym jednostkom do wyjaśnienia wg właściwości,
10. czuwanie nad terminowym załatwianiem skarg i wniosków oraz opracowywanie zbiorczych analiz i sprawozdań,
11. przygotowywanie projektów dokumentów, prowadzenie ewidencji pracowników oraz przechowywanie pracowniczych akt osobowych, jak też prowadzenie spraw związanych z realizacją przez Burmistrza polityki kadrowej, w szczególności związanych z zatrudnianiem i zwalnianiem pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
12. prowadzenie spraw dot. szkoleń, dokształcania i podnoszenia kwalifikacji,
13. prowadzenie akt pracowników zatrudnionych w ramach prac publicznych i interwencyjnych,
14. współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w zakresie prac publicznych i interwencyjnych, staży i prac społecznie użytecznych,
15. kompletowanie wniosków emerytalnych i rentowych pracowników,
16. prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników,
17. prowadzenie statystyki w sprawach osobowych,
18. rejestr pieczęci i tablic urzędowych,
19. prowadzenie ewidencji wydawanych środków higieniczno-sanitarnych, materiałów biurowych oraz zamawianie dla potrzeb Urzędu oraz jednostek organizacyjnych Gminy,
20. prowadzenie dokumentacji dotyczącej regulaminu wynagradzania pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
21. prowadzenie dokumentacji dotyczącej służby przygotowawczej i przeprowadzenia egzaminu końcowego,
22. utrzymanie porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd,
23. prowadzenie remontów, napraw i konserwacji budynku Urzędu, pomieszczeń i inwentarza biurowego,
24. obsługa Internetu, skrzynki podawczej urzędu oraz faksu,
25. prowadzenie dokumentacji dotyczącej okresowej oceny kwalifikacyjnej pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
26. prowadzenie spraw z zakresu ochrony danych osobowych.
27. prowadzenie spraw związanych z obsługą organizacyjno-techniczną Rady Miejskiej, Przewodniczącego Rady i Komisji Rady,
28. prowadzenie rejestru przepisów prawa miejscowego,
29. prowadzenie dokumentacji z działalności Rady i Komisji,
30. podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzaniem sesji Rady Miejskiej oraz jej protokołowania,
31. przekazywanie do realizacji interpelacji radnych i zapytań sołtysów oraz czuwanie nad terminowością udzielania odpowiedzi,
32. prowadzenie dokumentacji z działalności sołtysów i rad sołeckich
33. sporządzanie list wypłat diet radnym i sołtysom,
34. wykonywanie czynności związanych z organizacją i przeprowadzaniem wyborów do Sejmu RP, Senatu RP, Prezydenta RP, Parlamentu Europejskiego, organów samorządowych, ławników, a także referendów,
35. kompletowanie zbiorów przepisów wydawanych przez Radę Miejską oraz ich udostępnianie,
36. realizacja zadań w zakresie profilaktyki i ochrony zdrowia mieszkańców Gminy
37. realizacja zadań wynikających z ustawy o finansach publicznych w zakresie kontroli zarządczej oraz koordynacji jej w jednostkach organizacyjnych gminy,
38. prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych i wewnętrznych przeprowadzonych w Urzędzie i gminnych jednostkach organizacyjnych oraz zbiorów protokołów,
39. prowadzenie spraw związanych z rejestracją stanu cywilnego w szczególności na podstawie ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, Kodeks rodzinny i opiekuńczy, ustawa o zmianie imienia i nazwiska:
1) rejestracja urodzeń w rejestrze stanu cywilnego w formie aktów stanu cywilnego w oparciu o dokonane zgłoszenia, decyzje administracyjne oraz orzeczenia sądowe,
2) rejestracja małżeństw w rejestrze stanu cywilnego w formie aktów stanu cywilnego na podstawie oświadczeń woli, zaświadczeń o zawartym małżeństwie wyznaniowym ze skutkami w prawie cywilnym, wydanych decyzji administracyjnych, protokołów oraz orzeczeń sądowych,
3) rejestracja zgonów w rejestrze stanu cywilnego w formie aktów stanu cywilnego w oparciu o dokonane zgłoszenia na podstawie karty zgonu oraz decyzje administracyjne,
4) wydawanie dokumentów z rejestru stanu cywilnego:
a) odpisów zupełnych, skróconych, wielojęzycznych aktów stanu cywilnego,
b) zaświadczeń o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby,
c) zaświadczeń o stanie cywilnym,
d) zaświadczeń o przyjętych sakramentach z ksiąg wyznaniowych,
e) zaświadczeń o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego,
5) przekazywanie do innych urzędów stanu cywilnego informacji stanowiących podstawę wpisu do rejestru stanu cywilnego,
6) dokonywanie wzmianek i przypisków oraz innych zmian w rejestrze stanu cywilnego,
7) współpraca z innymi urzędami stanu cywilnego, ewidencją ludności, komórkami dowodów osobistych,
8) rejestracja stanu cywilnego w trybie szczególnym:
a) przeniesienie w drodze transkrypcji zagranicznych dokumentów stanu cywilnego, będących dowodem zdarzeń i ich rejestracji, do rejestru stanu cywilnego,
b) rejestracja urodzenia albo zgonu w rejestrze stanu cywilnego, które nastąpiły poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej i nie zostały tam zarejestrowane oraz rejestracji urodzenia, zawarcia małżeństwa albo zgonu, które nastąpiły poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, jeżeli w państwie urodzenia, zawarcia małżeństwa albo zgonu nie jest prowadzona rejestracja stanu cywilnego,
c) odtworzenie treści zagranicznych dokumentów stanu cywilnego, jeżeli według prawa miejsca sporządzenia dokumentów stanowią one akta stanu cywilnego, a uzyskanie ich odpisów nie jest możliwe lub wiąże się z poważnymi trudnościami,
d) sprostowanie akt stanu cywilnego, które zawierają dane niezgodne z danymi zawartymi w aktach zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub z innymi aktami stanu cywilnego, o ile stwierdzają one zdarzenie wcześniejsze i dotyczą tej samej osoby lub jej wstępnych, albo z zagranicznymi dokumentami stanu cywilnego,
e) uzupełnianie akt stanu cywilnego, które nie zawierają wszystkich wymaganych danych, na podstawie innych aktów stanu cywilnego, akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego prowadzonych dla tego aktu i innych dokumentów mających wpływ na stan cywilny,
9) prowadzenie archiwum ksiąg stanu cywilnego, przechowywanie akt zbiorowych oraz uzupełnianie ich o dokumenty, na podstawie, których zostały dokonane zmiany w aktach,
10) przekazywanie ksiąg stanu cywilnego do Archiwum Państwowego,
11) przyjmowanie zapewnień, od osób zamierzających zawrzeć związek małżeński, że nie wiedzą o istnieniu okoliczności wyłączających zawarcie tego małżeństwa,
12) przyjmowanie oświadczeń woli o wstąpieniu w związek małżeński,
13) wydawanie zezwoleń na zawarcie małżeństwa przed upływem ustawowego terminu, jeżeli przemawiają za tym ważne względy,
14) przyjmowanie oświadczeń o powrocie małżonka rozwiedzionego do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa,
15) przyjmowanie oświadczeń o uznaniu ojcostwa,
16) przyjmowanie oświadczeń o nadaniu dziecku nazwiska męża matki lub nazwiska żony ojca,
17) wydawanie zaświadczeń stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa wyznaniowego ze skutkami cywilnymi,
18) wydawanie zaświadczeń stwierdzających, że zgodnie z prawem polskim można zawrzeć małżeństwo za granicą,
19) prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawie zmiany imienia i nazwiska: obywateli polskich; cudzoziemców niemających obywatelstwa żadnego państwa, jeżeli mają w Rzeczypospolitej Polskiej miejsce zamieszkania; cudzoziemców, którzy uzyskali w Rzeczypospolitej Polskiej status uchodźcy na imię lub nazwisko używane,
20) występowanie o nadanie numeru PESEL w związku ze sporządzaniem aktu urodzenia dla osób urodzonych w Polsce oraz dokonanie ich zameldowania,
21) aktualizacja rejestru PESEL oraz Rejestru Dowodów Osobistych na podstawie sporządzonych aktów stanu cywilnego oraz wydanych decyzji administracyjnych,
22) nadawanie numeru PESEL w przypadku sprostowania daty urodzenia lub zmiany płci,
23) aktualizacja na podstawie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, danych w rejestrze PESEL odnośnie stanu cywilnego, zawartego małżeństwa czy zgonu osoby posiadającej numer PESEL, dla której nie sporządzono polskiego aktu stanu cywilnego,
24) usuwanie niezgodności w rejestrze PESEL na podstawie sporządzonych aktów stanu cywilnego
25) przenoszenie aktów stanu cywilnego sporządzonych w formie papierowej do rejestru stanu cywilnego
40. organizowanie jubileuszy dla par małżeńskich za długoletnie pożycie małżeńskie oraz jubileuszy z okazji 100 rocznicy urodzin,
41. prowadzenie spraw związanych z ewidencją ludności:
1) prowadzenie i aktualizacja rejestru mieszkańców oraz rejestru zamieszkania cudzoziemców,
2) zameldowanie na pobyt stały lub czasowy w drodze czynności materialno-technicznej,
3) wymeldowanie z pobytu stałego lub czasowego w drodze czynności materialno- technicznej,
4) przyjmowanie i rejestrowanie zgłoszeń wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej oraz powrotu z wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej w drodze czynności materialno-technicznej,
5) prowadzenie postępowań administracyjnych w zakresie zameldowania i wymeldowania, anulowania czynności materialno-technicznej zameldowania i wymeldowania
6) występowanie o nadawanie numeru PESEL dla osób określonych w ustawie o ewidencji ludności, obowiązanych na podstawie innych przepisów do posiadania numeru PESEL,
7) udostępnianie danych osobowych z rejestru mieszkańców oraz rejestru zamieszkania cudzoziemców,
8) wydawanie zaświadczeń z rejestru PESEL, rejestru mieszkańców i rejestru zamieszkania cudzoziemców,
9) rejestracja danych oraz usuwanie niezgodności w rejestrze PESEL na podstawie przyjętych zgłoszeń meldunkowych oraz w związku z przyjętymi wnioskami o nadanie numeru PESEL,
10) współpraca z urzędami stanu cywilnego, innymi komórkami ewidencji ludności oraz komórkami dowodów osobistych,
42. prowadzenie spraw związanych z dowodami osobistymi:
1) wprowadzanie danych do Rejestru Dowodów Osobistych,
2) przyjmowanie wniosków o wydanie dowodu osobistego oraz wprowadzanie ich do Rejestru Dowodów Osobistych,
3) przyjmowanie zgłoszeń o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego i wydawanie zaświadczeń o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego,
4) wydawanie i unieważnianie dowodów osobistych w Rejestrze Dowodów Osobistych,
5) wydawanie decyzji administracyjnych o odmowie wydania dowodu osobistego oraz o stwierdzeniu nieważności dowodu osobistego,
6) przechowywanie dokumentacji związanej z dowodami osobistymi sporządzonej w formie papierowej lub elektronicznej jako zgrupowanej dokumentacji w kopertach dowodowych lub w systemach informatycznych,
7) udostępnianie danych z Rejestru Dowodów Osobistych oraz dokumentacji związanej z dowodem osobistym,
43. prowadzenie i aktualizacja stałego rejestru wyborców, w formie elektronicznej oraz sporządzanie spisów wyborców,
44. przygotowywanie list osób w celu przeprowadzenia kwalifikacji wojskowej,
45. realizowanie zadań wynikających z ustawy o zbiórkach publicznych,
46. realizowanie zadań wynikających z ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych,
47. realizowanie zadań wynikających z ustawy o cudzoziemcach,
48. prowadzenie spraw związanych narodowym spisem powszechnym ludności i mieszkań.
49. prowadzenie spraw związanych z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych,
50. prowadzenie spraw z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz spraw ochrony p. pożarowej w Urzędzie Gminy,
51. prowadzenie spraw w zakresie zaopatrzenia Urzędu (meble, sprzęt, materiały biurowe i środki sanitarno-higieniczne ,prenumerata czasopism itp.),
52. kompletowanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz ich rejestracja,
53. prowadzenie księgi inwentarzowej,
54. zamieszczenia informacji na stronie internetowej Gminy i w Biuletynie Informacji Publicznej na podstawie materiałów złożonych przez referaty, zespoły i samodzielne stanowiska pracy Urzędu,
55. prowadzenie spraw związanych z publikacją aktów normatywnych Gminy w Dzienniku Urzędowym Województwa Mazowieckiego,
56. realizacja zadań wynikających z ustawy o dostępie do informacji publicznej,
57. prowadzenie ewidencji służbowych telefonów komórkowych pracowników Urzędu.
58. zapewnienie prawidłowego funkcjonowania sieci informatycznej Urzędu,
59. administrowanie bazami danych w Urzędzie zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych oraz zarządzenia systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych,
60. opracowanie systemu ochrony posiadanych zasobów informatycznych przed nieuprawnionym dostępem i wykorzystaniem,
61. sprawowanie nadzoru nad prawidłowym funkcjonowaniem systemu elektronicznego obiegu dokumentów w Urzędzie,
62. wykonywanie czynności porządkowych wewnątrz budynku Urzędu,
63. opracowywanie informacji z działalności Burmistrza i Urzędu,
64. prowadzenie rejestru pełnomocnictw i upoważnień Burmistrza,
65. prowadzenie rejestru czynności związanych z potwierdzaniem własnoręczności podpisu,
66. prowadzenie rejestru czynności związanych z potwierdzeniem za zgodność z oryginałem,
67. wykonywanie zadań wynikających z funduszu sołeckiego w tym:
1) pomoc merytoryczna przy wypełnianiu wniosków przez sołectwa,
2) przyjmowanie i gromadzenie wniosków o środki z funduszu.
3) sporządzanie zestawień.
4) rozliczanie wniosków z wykonanych środków funduszy i przedkładanie do referatu Planowania i Finansów.
68. nadzór nad cmentarzami wojennymi i miejscami pamięci narodowej.
69. poradnictwo zawodowe, współpraca z Wojewódzkim Urzędem Pracy:
1) informacje statystyczne z rynku pracy,
2) informacje o zawodach poszukiwanych,
70. wdrażanie w życie aktów normatywno-prawnych oraz wytycznych i zarządzeń wojewody regulujących zasady prowadzenia pozamilitarnych przygotowań obronnych oraz przygotowań w zakresie obrony cywilnej.
71. opracowywanie planów i programów szkolenia obronnego, planów ćwiczeń i szkoleń z zakresu obrony cywilnej , a także organizowanie szkoleń i prowadzenie dokumentacji szkoleniowej.
72. inspirowanie Rady Miejskiej do finansowania przedsięwzięć z dziedziny obrony cywilnej i spraw obronnych oraz właściwe wydatkowanie środków finansowych przyznanych w ramach dotacji celowej z budżetu państwa na realizację zadań bieżących w zakresie obrony cywilnej i spraw obronnych.
73. udział w naradach, szkoleniach i ćwiczeniach z zakresu obrony cywilnej i spraw obronnych.
74. realizacja zadań należących do kompetencji organu gminy wynikających z ustawy o powszechnym obowiązku obrony RP, w zakresie rejestracji i kwalifikacji wojskowej:
75. prowadzenie ewidencji osób o nie uregulowanym stosunku do służby wojskowej;
76. przygotowywanie dokumentacji dotyczącej wypłaty środków pieniężnych dla żołnierzy rezerwy odbywających ćwiczenia wojskowe,
77. prowadzenie spraw związanych z reklamowaniem żołnierzy rezerwy od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w czasie ogłoszenia mobilizacji i wojny;
78. opracowywanie i bieżące uaktualnianie dokumentów zapewniających sprawne wykonywanie zadań obronnych w wyższych stanach gotowości obronnej;
79. opracowywanie dokumentacji oraz realizowanie innych przedsięwzięć przygotowawczych do prowadzenia Akcji Kurierskiej;
80. realizowanie zadań związanych z nakładaniem obowiązku świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obrony kraju poprzez:
1) analizowanie wniosków w sprawie świadczeń na rzecz obrony,
2) prowadzenie postępowania wyjaśniającego i przygotowywanie decyzji o przeznaczeniu osób lub rzeczy na potrzeby świadczeń na rzecz obrony,
3) opracowywanie rocznych planów świadczeń osobistych i doraźnych świadczeń rzeczowych oraz planów świadczeń osobistych i etatowych (doraźnych) świadczeń rzeczowych przewidzianych do wykonania w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny, a także innych niezbędnych w tym zakresie dokumentów,
4) sporządzanie rocznych zestawień świadczeń osobistych i rzeczowych przewidzianych do realizacji na obszarze miasta i gminy,
81. opracowywanie, uzgadnianie i aktualizowanie dokumentów planistyczno - organizacyjnych w zakresie pozamilitarnych przygotowań obronnych miasta i gminy, a szczególnie:
1) Planu Operacyjnego funkcjonowania miasta i gminy oraz stosownych programów Obronnych,
2) projektu regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy na czas wojny oraz projektu zarządzania Burmistrza wprowadzającego ww. regulamin w życie,
3) dokumentacji Stałego Dyżuru,
4) organizowania i przygotowywania Stanowiska Kierowania Burmistrza zapewniającego realizację zadań obronnych w wyższych stanach gotowości obronnej państwa,
5) planu przygotowań służby zdrowia miasta i gminy na potrzeby obronne,
82. opracowywanie rocznych wytycznych oraz planów zasadniczych przedsięwzięć w zakresie obrony cywilnej oraz pozamilitarnych przygotowań obronnych.
83. organizowanie i prowadzenie działalności szkoleniowej i popularyzatorskiej w zakresie realizacji zadań obronnych i obrony cywilnej.
84. planowanie i prowadzenie kontroli realizacji zadań obrony cywilnej oraz pozamilitarnych przygotowań obronnych w jednostkach podległych i nadzorowanych przez Burmistrza.
85. opracowywanie, uzgadnianie i aktualizowanie dokumentów planistyczno - organizacyjnych obrony cywilnej w tym:
1) Planu Obrony Cywilnej miasta i gminy,
2) Planu Ochrony zabytków miasta i gminy na wypadek konfliktu zbrojnego,
86. przygotowywanie i organizowanie oraz koordynowanie przedsięwzięć ewakuacji ludności na wypadek powstania masowego zagrożenia dla życia i zdrowia na obszarze miasta i gminy.
87. zapewnienie odpowiednich warunków przechowywania, konserwacji, eksploatacji, remontu i wymiany sprzętu OC. Utrzymanie sprzętu OC w pełnej sprawności technicznej.
88. prowadzenie spraw związanych z ewidencją i obrotem sprzętem i materiałami obrony cywilnej.
89. planowanie oraz przygotowywanie decyzji w sprawie świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obrony cywilnej.
90. przygotowywanie i zabezpieczenie działania Systemu Wykrywania i Alarmowania ludności oraz systemu łączności radiotelefonicznej zarządzania wojewody.
91. przygotowywanie i zapewnienie funkcjonowania budowli ochronnych, urządzeń specjalnych oraz obiektów i urządzeń zapewniających warunki niezbędne do przetrwania (woda, ciepło).
92. planowanie i zapewnienie ochrony płodów rolnych, zwierząt gospodarskich, produktów żywnościowych i pasz oraz ujęć wody i urządzeń wodnych na wypadek zagrożenia.
93. podejmowanie przedsięwzięć związanych z tworzeniem oraz kompletowaniem obsad osobowych formacji obrony cywilnej. Prowadzenie dokumentacji organizacyjno - ewidencyjnej i planów działania formacji obrony cywilnej. Szkolenie formacji OC.
94. organizowanie konkursów dla dzieci i młodzieży szkolnej z zakresu wiedzy o obronie cywilnej i zachowania się w sytuacji nadzwyczajnych zagrożeń.
95. realizowanie szkolenia ludności w zakresie powszechnej samoobrony oraz popularyzacja wśród społeczeństwa gminy celów i idei obrony cywilnej oraz zachowania się w sytuacjach kryzysowych. Prowadzenie dokumentacji szkoleniowej, a także tworzenie biblioteki literatury fachowej,
96. podejmowanie działań zmierzających do zapewnienia bezpieczeństwa i porządku publicznego na terenie Miasta i Gminy Drobin;
97. realizacja zadań w zakresie profilaktyki i ochrony zdrowia poprzez:
1) współdziałanie w organizowaniu badań profilaktycznych dla mieszkańców gminy,
2) propagowanie zdrowego stylu życia,
3) edukację w zakresie zapobiegania chorobom cywilizacyjnym.
98. prowadzenie spraw związanych z tworzeniem, łączeniem i likwidacją placówek upowszechniania kultury,
99. prowadzenie rejestru instytucji kultury,
100. prowadzenie kroniki Miasta i Gminy,
101. współpraca z organizacjami pozarządowymi,
102. prowadzenie spraw związanych z promocją Miasta i Gminy
103. organizowanie gminnych imprez kulturalnych i rekreacyjno-sportowych,
104. koordynowanie działań przy realizacji gminnego programu rozwiązywania problemów alkoholowych,
105. obsługa Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w Drobinie,
106. wydawanie, wygaszanie i cofanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych.
107. prowadzenie ewidencji obiektów innych niż obiekty hotelarskie świadczących usługi hotelarskie na terenie gminy
Referat przy znakowaniu spraw używa symbolu „ORiK”, Urząd Stanu Cywilnego - „USC”, a z zakresu ewidencji ludności, obrony cywilnej, spraw obronnych i bezpieczeństwa – „SO”
- Informację wprowawdził(a) do BIP: Wielec Krzysztof
- Data udostępnienia w BIP: 2003-06-26 09:30:05
- Informacja zaktualizowana przez: Łukasz Ciarkowski
- Data ostatniej aktualizacji: 2024-06-12 12:08:05
- Liczba odsłon: 9024
- Historia dokumentu: